Si necesita enumerar algo, es tentador ver Excel como el repositorio predeterminado: después de todo, es solo una pequeña lista de elementos para usted o algunos colegas cercanos.
Tal vez necesite algo más sofisticado, como calcular fórmulas o programar macros para automatizar la recopilación y el procesamiento de datos.
Desafortunadamente, la facilidad con la que puede comenzar a trabajar en Excel o en una hoja de cálculo de la competencia también es uno de sus mayores problemas. Lo que comienza como un pequeño proyecto en Excel se convierte en algo enorme, en cuyo caso también podría enfrentar problemas de velocidad y estabilidad o incluso un problema de desarrollo que no puede resolver.
Además, las tareas de administración de big data a menudo presentan desafíos importantes, como organización, implementación, clasificación de archivos, administración de bases de datos, colaboración de usuarios y más. Todo lo que se necesita para romper la estructura de una base de datos es colocar los datos en el área incorrecta, escribir los datos de manera inconsistente o incluso tener a dos personas trabajando en la misma hoja. Varias cosas pueden salir mal, causando retrasos y posible pérdida de datos.
Este artículo explica los problemas más comunes que surgen al usar hojas de cálculo de Excel, cómo solucionarlos y cuándo es mejor dar el paso y cambiar a una base de datos.
Problema n.º 1: edición de Excel multiusuario
Cuando los sistemas de Excel crecen orgánicamente, rápidamente se encuentra con problemas cuando un usuario abre un libro de trabajo en un punto y se le dice a otra persona que ya está abierto. El segundo usuario puede cancelar, esperar o ver una versión de solo lectura. La promesa de Excel de notificarle cuando la otra persona abandone el libro de trabajo es una apuesta, ya que no verifica el estado con frecuencia y es posible que nunca lo ilumine. Incluso si lo es, otra persona podría iniciar sesión y abrir el archivo antes que usted.
Para evitar los efectos de "usuario solo", puede usar Excel Online (la versión web simplificada de Excel) o activar el Libros de trabajo compartidos característica. Aquí hay una guía rápida sobre cómo compartir una hoja de cálculo.
- Abra la hoja de cálculo de su elección y haga clic en depósito en la cima.
- Luego, en el menú de la izquierda, haga clic en Compartir para abrir una nueva ventana.
- Ahora ingrese la información del usuario con el que desea compartir la hoja de cálculo.
También puede dividir los datos en varios libros de trabajo para que diferentes personas trabajen en diferentes libros de trabajo sin molestarse unos a otros.
Problema nº 2: libros de trabajo compartidos de Excel
Excel Online permite varios editores de forma predeterminada, pero carece de muchas funciones. El servicio no es un gran competidor para nada más que para las tareas más simples. Aunque la función de libros de trabajo compartidos parece que debería hacer el trabajo, está llena de restricciones. No puede crear una tabla o eliminar un bloque de celdas si el libro de trabajo está compartido, por ejemplo.
Cuando los sistemas de Excel crecen orgánicamente, se encuentra con el problema de que solo un usuario puede abrir un libro a la vez.
Existen soluciones alternativas para algunas restricciones de Excel Online. Para otros, se trata de cambiar la estructura del libro de trabajo en lugar de usar un libro de trabajo ya configurado, pero este escenario a menudo se interpone en el camino. Por lo tanto, no es posible usar un libro de trabajo compartido de la misma manera que podría usar un libro de trabajo normal de un solo usuario.
Los cambios en los libros de trabajo compartidos se sincronizan entre los usuarios cada vez que se guarda el libro de trabajo. Esta acción está programada en un horario, lo que obliga a realizar una copia de seguridad cada cinco minutos, por ejemplo. Sin embargo, la sobrecarga de registrar y rastrear regularmente los cambios de cada usuario es bastante significativa. Los archivadores pueden crecer rápidamente y sobrecargar su red, ralentizando otros sistemas.
Problema #3: Libros vinculados a Excel
Dividir sus datos en varios libros de trabajo puede proporcionar una solución al problema de edición multiusuario. Sin embargo, probablemente necesitarán tener enlaces entre ellos para que los valores ingresados en uno se usen en el otro. Los enlaces entre libros de trabajo también son útiles para mantener datos separados en archivos separados, en lugar de tener hojas individuales en un solo libro de trabajo.
Desafortunadamente, estos vínculos son otra fuente de frustración e inestabilidad. Se vuelven absolutos, incluida la ruta completa al libro de trabajo de origen, o relativos, incluida la diferencia entre las rutas de origen y de destino. Si bien eso suena razonable, Excel usa reglas arcanas para decidir cuándo usar cada tipo de enlace y cambiarlos.
Las reglas se rigen por varias opciones y si los libros de trabajo se han guardado antes de insertar enlaces. Los enlaces también cambian cuando guarda el libro de trabajo o abre y usa Guardar como para hacer un duplicado, en lugar de copiar el archivo usando Explorador de archivos. El resultado de toda esta confusión e incertidumbre es que los vínculos entre los libros de trabajo se rompen con facilidad y recuperar los vínculos rotos es un proceso que requiere mucho tiempo. Nadie tiene acceso a los archivos afectados.
Los datos vinculados solo se actualizan cuando se abren los archivos, a menos que haga clic específicamente en Datos > Consultas y Conexiones > Editar Enlaces > Actualizar Valores. Aquí hay una demostración rápida.
- Abra la hoja de cálculo de su elección y haga clic en Datos Personales en la cima.
- Ahora localiza Consultas y conexiones y haga clic Editar enlaces.
- Luego seleccione Actualizar valores.
Si sus enlaces no están entre dos libros de trabajo sino que abarcan tres o más, debe abrir todos los libros de trabajo en el orden correcto para asegurarse de que los procesos de datos se actualicen en el orden correcto, del primero al segundo y al tercero. Si cambia un valor en el primer libro de trabajo y luego abre el tercero, no verá ningún cambio porque el segundo libro de trabajo no ha actualizado sus valores.
Este encadenamiento de datos tiene sentido, pero aumenta la probabilidad de que la información sea incorrecta o de que esté intentando abrir un libro de trabajo que otra persona ya está editando.
Por supuesto, puede intentar evitar los libros de trabajo vinculados por completo, pero es posible que termine ingresando los mismos datos en varios libros de trabajo, lo que conlleva el peligro de ingresarlos de manera ligeramente diferente cada vez.
Problema #4: Validación de datos de Excel
Los errores pueden infiltrarse en los datos de cualquier sistema informático: las personas escriben mal las palabras o transponen dígitos a números con monótona regularidad. Si sus datos no se verifican cuando los ingresa, tendrá problemas.
De forma predeterminada, Excel acepta todo tipo de usuarios. Es posible implementar la validación en las listas de búsqueda, pero son difíciles de mantener, especialmente si se usa el mismo campo en varios lugares. Si los usuarios tienen que ingresar ID de documentos o números de referencia de clientes sin ninguna verificación, es fácil vincular los registros incorrectos sin darse cuenta. La integridad de los datos del sistema está gravemente comprometida y cualquier análisis de los datos es sospechoso.
Es posible que ya esté experimentando los efectos de los problemas de validación de datos sin darse cuenta de la causa raíz. Considere una situación en la que tiene una lista de facturas en Excel. El usuario escribe el nombre del cliente de forma ligeramente diferente en cada factura. Como resultado, recibe facturas de 'Jones Ltd', 'Jones Limited', 'Jonse Ltd' y 'joness'. Es posible que sepa que todos se refieren a la misma empresa, pero no a Excel. Cualquier análisis de datos de facturación, como una tabla dinámica basada en clientes por mes, proporciona múltiples resultados cuando solo debería haber uno.
Problema #5: Navegación en Excel
Las carpetas grandes son difíciles de navegar. Las fichas de las hojas en la parte inferior de la ventana son un mecanismo terrible para orientarse cuando hay muchas. Con más pestañas que se pueden mostrar en la pantalla, se vuelve difícil encontrar lo que necesita. Esta es una forma rápida de navegar por las hojas.
- Cerca de la parte inferior izquierda de la pantalla, haga clic con el botón derecho en los botones de flecha, a la izquierda de los nombres de las hojas, para que aparezca la Activar hoja el diálogo.
Solo se enumeran las primeras 20 hojas antes de que tenga que desplazarse hacia abajo en la lista. No hay forma de ordenar, agrupar o encontrar la hoja que desea. La ventana debe verse como la que se muestra a continuación. 
Problema n.º 6: seguridad de Excel
Puede agregar seguridad a los libros de Excel, pero hay muchos problemas con eso. La protección se trata mucho más de proteger la estructura del libro de trabajo que los datos. Puede intentar bloquear ciertas hojas y celdas para evitar que los usuarios cambien la estructura y la fórmula, pero si pueden ver los datos, por lo general pueden cambiar algunos o todos (a menos que esté haciendo alguna programación macro creativa).
Problema #7: problemas de velocidad de Excel
Excel no es la aplicación más rápida y su lenguaje de programación, VBA, es lento en comparación con lenguajes de programación más profesionales como C#. Este escenario se deriva del uso previsto y la naturaleza flexible de Excel. Es, después de todo, una hoja de cálculo. Sí, Excel VBA se puede encargar para manejar listas de datos, pero eso no significa que sea la mejor opción para este tipo de trabajo. Otras aplicaciones son más adecuadas para tales tareas, principalmente porque están diseñadas explícitamente para realizarlas.
Si tiene alguno de los problemas descritos en este artículo, no los ignore. Hay una respuesta profesional para almacenar datos estructurados, llamada base de datos. No tiene por qué ser aterrador o costoso, y debería hacerle pensar lógicamente sobre sus datos, cómo se relacionan y cómo interactúa con ellos.
nota: Si está pasando de una solución de hoja de cálculo a una base de datos, no duplique servilmente el diseño de la hoja de cálculo, aproveche la oportunidad para mejorarlo.
Existen aplicaciones de base de datos de uso general, con las que puede crear una solución a medida. Alternativamente, puede encontrar que una aplicación de base de datos especializada, ya diseñada para el propósito que necesita, es más económica, más rápida de implementar y más adecuada.
Por ejemplo, si tiene una lista de clientes y los detalles de todas sus interacciones con ellos, esto se considera un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM). A pesar de su nombre elegante, un sistema CRM es una base de datos especializada. De manera similar, los paquetes de cuentas como QuickBooks y Sage son bases de datos especializadas. Si no puede encontrar una aplicación preconstruida que satisfaga sus necesidades particulares, puede crearla usted mismo o pedirle a su departamento de TI oa un consultor que cree una para usted.
El tipo de base de datos más común es una base de datos relacional, que almacena sus datos en tablas y consta de filas y columnas. Cada fila contiene datos para un elemento separado. Por ejemplo, cada columna describe un atributo diferente del asunto, como el nombre del cliente o el límite de crédito.
Solo necesita ingresar los datos del cliente una vez para crear un registro y luego puede usarlo en tantas facturas como desee.
Las tablas tienen relaciones definidas entre ellas para que, por ejemplo, una factura lleve el ID del cliente. Este proceso significa que puede encontrar fácilmente todas las facturas de un cliente en particular o recuperar el número de teléfono del cliente de una factura específica. Solo tiene que ingresar los datos del cliente una vez para crear la tarjeta de cliente, luego puede usarla en tantas facturas como desee sin tener que ingresarla nuevamente. Para crear una base de datos, debe definir estas tablas y relaciones, y luego definir los diseños de pantalla que desea usar para enumerar y modificar los datos.
Hay docenas de aplicaciones de bases de datos. Algunos son fáciles de usar y hacen todo el trabajo, permitiéndole definir tablas, pantallas de ingreso de datos e informes. Otros son más completos en áreas específicas pero requieren otras herramientas para hacer un trabajo completo.
Por ejemplo, un programa puede ser confiable en la definición de tablas y relaciones y tener sólidas capacidades de análisis y generación de informes. Sin embargo, la aplicación finalmente carece de las herramientas para determinar...
