Hay muchas cosas que puede hacer para mejorar la eficiencia de su equipo, y usar un centro de colaboración como Microsoft Teams es una de ellas. Es una excelente herramienta de comunicación que puede usar para chatear, compartir archivos y tener reuniones de audio y video con su equipo.
Si es nuevo en Teams, es posible que no sepa cómo programar una reunión. Hay varias formas de hacer esto, y sus opciones dependerán de la versión de Microsoft Teams que esté usando. En este artículo te vamos a dar todos los detalles que necesitas saber.
Programar una reunión en Microsoft Teams
Su cuenta de Microsoft Teams está conectada a todos los productos de Microsoft 365 Group, como SharePoint, Outlook, Yammer, etc. Y el calendario que usa en Teams está directamente conectado a Microsoft Exchange Calendar.
Outlook también usa el calendario de Exchange. Esto significa que una vez que programe una reunión a través de Outlook, aparecerá automáticamente en Teams y viceversa. Aquí se explica cómo programar una reunión en Microsoft Teams:
- En el chat de Teams, haga clic en el icono "Programar una reunión" (debajo del nuevo cuadro de mensaje).
- Seleccione "Calendario", que se encuentra en el panel lateral izquierdo, luego haga clic en "Nueva reunión".
- Aparecerá una ventana emergente. Puede seleccionar la hora y la fecha de la reunión.
- Una vez completada la planificación, haga clic en "Guardar". Después de eso, la ventana emergente se cerrará y podrá enviar las invitaciones a la reunión usando Outlook.
Asistente de Planificación
En la ventana emergente, también puede utilizar la función "Asistente de planificación". Esta función lo ayudará a encontrar el momento adecuado para todos los miembros de su equipo, incluido usted.
Cuando seleccione esta opción, podrá ver cuándo los participantes de la reunión están libres y cuándo están ocupados. El azul oscuro representa franjas horarias cuando no están disponibles. Los rangos de color azul claro son las horas disponibles y los rangos grises son las horas no laborables del participante.
Invita a personas fuera de tu equipo
Uno de los beneficios de Microsoft Teams es que puede invitar a personas ajenas a su organización a unirse a la reunión.
Ni siquiera necesitan tener una licencia de Microsoft Teams. Todo lo que necesita es su nombre y dirección de correo electrónico, y puede enviar la invitación. Esto es lo que debe hacer:
- Abra la opción "Agregar asistentes requeridos" en el formulario emergente Nueva reunión.
- Haz clic en "Opcional".
- Ingrese la dirección de correo electrónico de la persona.
- Haz clic en "Invitar". Pronto llegará una invitación por correo electrónico a su bandeja de entrada.
También puede programar una reunión para que tenga lugar en un canal de Teams específico. En el formulario Nueva reunión, seleccione "Agregar canal". Una vez que lo haya configurado y enviado las invitaciones, no podrá cambiar de canal.
Si necesita hacer un cambio, deberá crear nuevas invitaciones. Además, si una reunión está programada para realizarse en un canal, cualquier miembro de ese equipo podrá unirse a la reunión, incluso si no ha recibido la invitación.
Edición gratuita de equipos de Microsoft
Si está utilizando una edición gratuita de Teams, es posible que se pregunte dónde se encuentra la opción de programación en su aplicación. Bueno, desafortunadamente, en la versión gratuita de Microsoft Teams, no puede programar una reunión.
Pero eso no significa que no pueda tener una reunión en absoluto. La aplicación tiene la opción "Reunirse ahora" cuando necesita reunir al equipo rápidamente.
Todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el ícono de la cámara junto a "Reunirse ahora" y luego seleccionar todos los nombres de las personas que asistirán a la reunión. Esta función también está disponible para cuentas de equipos de suscripción.
Más información sobre las reuniones de Microsoft Teams
Puede tener hasta 250 personas en una sola reunión de Teams. Sin embargo, no puede ver a todos los participantes al mismo tiempo. Antes de las actualizaciones recientes, solo podía ver hasta cuatro participantes activos en una llamada. Ahora puede tener nueve participantes en la pantalla a la vez. Pero la nueva actualización trajo otras novedades interesantes.
Los participantes en las reuniones de Microsoft Teams ahora disfrutan de una mejor calidad de audio y fondos personalizados para las reuniones. También puede fijar un video si un participante en particular necesita más atención. Otras funciones relacionadas con las reuniones incluyen un vestíbulo virtual, pantalla compartida y solución de problemas interactiva.
Acerca a tu(s) equipo(s)
Hay muchas maneras de hacer que su lugar de trabajo sea más eficiente con Microsoft Teams. Es principalmente una aplicación basada en chat y uso compartido de archivos. Pero también es una herramienta fantástica cuando necesitas tener una videoconferencia con tu equipo.
Programar una reunión con un asistente de programación hace que la logística de encontrar el momento adecuado sea mucho más cómoda. Y si alguien no es parte de su organización o equipo, aún puede unirse a nosotros. Simplemente envíeles una invitación por correo electrónico.
¿Ha asistido alguna vez a una reunión de Microsoft Teams? ¿O programado? Háganos saber en la sección de comentarios.
