Si organiza reuniones periódicas, comprenderá la importancia de obtener respuestas a sus invitaciones. Adivinar quién asistirá a una reunión es un gran problema que puede hacer que un evento bien organizado se bloquee por muchas razones. Además, necesita asegurarse de que las personas que invite a hablar en una reunión realmente se presenten.
Afortunadamente, no tienes que arriesgarte a sentirte avergonzado o perder dinero debido a un desastre. Microsoft Office es el líder en aplicaciones de calendario digital. Una de las mejores características es el rastreador de eventos del calendario que creas en la aplicación. Una vez que haya enviado las invitaciones, simplemente puede esperar las respuestas a su RSVP digital.
¿Necesita ayuda para verificar quién aceptó su solicitud de reunión en Microsoft Outlook? Este artículo enumera las instrucciones para que los organizadores de reuniones de Outlook vean qué asistentes están respondiendo a la invitación. Los pasos se compilan paso a paso para agilizar el proceso.
Cómo verificar quién aceptó la reunión de Outlook en una PC con Windows
Una vez que haya creado una reunión, se convierte en el organizador de la reunión. Como organizador, tiene acceso a más detalles de la reunión que los asistentes y puede ver el estado de los asistentes con la frecuencia que desee. También puede ver sus direcciones de correo electrónico además de las respuestas para más correspondencia si es necesario.
Use la lista de observación en Microsoft Outlook para ver las respuestas de la reunión con estos pasos:
- Haga clic en el botón "Calendario" en Outlook.
- Haga doble clic en la reunión cuyo estado de asistente desea comprobar.
- Haga clic en la opción "Mostrar estado de seguimiento".
El paso final abrirá una lista de asistencia a la reunión. En la columna Respuesta, verá si las personas a las que invitó aceptaron, rechazaron o no respondieron a la invitación. Recuerda que un participante no está obligado a enviarte una respuesta. Sin embargo, si no lo hacen, no puede rastrear su presencia a través de la aplicación.
Si desea ponerse en contacto con los huéspedes que no han respondido de una forma u otra, puede contactarnos por correo electrónico.
Solo el organizador de la reunión puede ver el menú de seguimiento. Si generó la reunión con Microsoft 365, todos los asistentes que usen la misma aplicación también podrían ver las respuestas a la invitación.
Cómo verificar quién aceptó la reunión de Outlook en Mac
Cuando programa una reunión con Microsoft Outlook en Mac, el asistente puede aceptarla de inmediato. También pueden editar su respuesta y solicitar otra cita para reunirse con usted. Si es así, tienes las mismas opciones para responder a su propuesta.
Los invitados también pueden tentativamente aceptar, rechazar o elegir no responder. Puede ver las respuestas de los asistentes a su invitación siguiendo los pasos a continuación.
- Abrir Outlook
- Accede al calendario.
- Busque la reunión para ver las respuestas.
- Presione el botón "Programar" en la cinta.
Luego, verá una respuesta junto a cada participante, incluidos aquellos que pueden haber usado la opción "Responder ahora" y aceptaron de inmediato. Los invitados también pueden optar por rechazar o posponer su respuesta.
No hay ninguna opción para que vea la fecha o la hora en que el asistente le envía las respuestas. Si necesita una marca de tiempo para las respuestas, puede registrar las notificaciones de correo electrónico recibidas para tener un registro de cuándo se recibieron las respuestas.
Verá las respuestas a su invitación enumeradas en formato de tabla. Esto puede ser un problema porque no puede ordenar y filtrar la lista. Aquí hay un método que le permite ordenar sus respuestas:
- Elija la opción "Copiar informe al portapapeles". La lista completa estará en su computadora.
- Abra la aplicación Excel en su dispositivo o descárguela e instálela si es necesario.
- Pegue la lista en Excel y ordene y filtre como desee.
La cantidad máxima de destinatarios que puede rastrear en la aplicación Mac Outlook es 500 por correo electrónico. Sin embargo, una lista de distribución cuenta como un destinatario. Además, debe tener una versión actualizada de Outlook para realizar un seguimiento de las respuestas de los asistentes a reuniones grandes.
Cómo verificar quién aceptó la reunión de Outlook en iPhone
Es más conveniente controlar quién asiste a su reunión con Outlook en un iPhone. Tienes la libertad de ir a cualquier parte y comprobar quién estará allí cuando finalicen los planes. Para aprovechar este beneficio, debe descargar la aplicación Microsoft Outlook para comenzar.
Las instrucciones para descargar la aplicación Microsoft Outlook son las siguientes (si aún no la tiene):
- Vaya a la tienda de aplicaciones en su dispositivo.
- Busque "Microsoft Outlook".
- Toque "Instalar", luego ingrese su ID de Apple.
Ahora está listo para usar Outlook para verificar las respuestas de los asistentes a su invitación. Comience haciendo lo siguiente:
- Sincroniza la cuenta de Microsoft Outlook con tu iPhone.
- Seleccione "Calendario" en el panel de navegación.
- Haga doble clic en la reunión que desea verificar.
- Haga clic en la pestaña "Ocurrencia de la reunión".
- Seleccione la opción "Seguimiento".
- Elija "Ver estado de seguimiento" para ver las respuestas de los invitados.
Los eventos agregados en su computadora llenan su dispositivo tan pronto como el calendario de Outlook se sincroniza con su iPhone. Recuerde que la reunión debe crearse en su calendario principal para que pueda ver la información de los asistentes. No puede realizar un seguimiento de las respuestas de las personas a las que invita desde un calendario secundario.
¿Cómo verificar quién aceptó la reunión de Outlook en un teléfono Android?
Si está utilizando un dispositivo Android, puede tener más movilidad al organizar su reunión. Descubra quién aceptó su invitación a la reunión en su teléfono Android mientras viaja. Sin embargo, antes de que pueda verificar, primero debe descargar la aplicación Microsoft Outlook para Android en su dispositivo.
Instrucciones para descargar la aplicación Microsoft Outlook para Android (si aún no lo ha hecho):
- Encuentra la aplicación Play Store en tu teléfono.
- Busque y luego seleccione la aplicación de Outlook.
- Presiona el botón "Instalar".
- Abre la aplicación y comienza.
Una vez que tenga la aplicación, es hora de sincronizar la aplicación con su teléfono. La información de la reunión se llenará automáticamente en la aplicación de su teléfono si se configuró en su computadora o tableta. Una vez que se completa la sincronización, puede ver las respuestas a su invitación a la reunión usando su dispositivo Android. Siga estos pasos para comenzar:
- Seleccione "Calendario" en la aplicación de Outlook.
- Abra la reunión a la que desea comprobar quién asiste.
- Toque la opción "Ver estado de seguimiento".
Verá las respuestas de los participantes en la parte superior izquierda de la ventana de la reunión. Desde aquí puede ver los nombres de los invitados que han aceptado y rechazado. Los participantes que no hayan respondido a este punto tendrán "ninguno" junto a su nombre como estado. Puede optar por hacer un seguimiento con ellos por correo electrónico o volver a consultar más tarde para ver si responden.
Estás cordialmente invitado
Outlook es una herramienta útil para programar una reunión de cualquier tamaño. Puede coordinar una reunión de quinientos a quinientos invitados y saber cuántos asistirán. Las instrucciones para descargar y utilizar la aplicación Outlook son bastante sencillas. Pero las recompensas por usar Outlook para realizar un seguimiento eficaz de una invitación a una reunión son invaluables.
¿Utiliza Outlook para reuniones no relacionadas con el negocio? Cuéntanos para qué otros eventos has usado la aplicación en la sección de comentarios a continuación.
